Le maschere di inserimento sono semplici, ma excel è veloce (Topincs inside)

Siamo chiari:

le maschere di interfaccia di catalogazione di descrizione o, usando una brutta parola, di metadatazione sono utili… ormai nessuno si sognerebbe di rilasciare un programma di descrizione e catalogazione senza una comoda interfaccia grafica che permetta di inserire i dati cliccando qua e là…

Eppure a volte queste interfacce sono estremamente lente, soprattutto laddove si debbano modificare diverse istanze in sequenza…

Ed è lì che vorremmo che la nostra comoda, ma ingombrante, maschera di data entry si dissolvesse in un semplice foglio di calcolo… con i campi e le relazioni che si distribuiscono in varie celle pronte a essere editate in sequenza.

Che questa sia un’esigenza sentita è rappresentato anche dalle modalità di modifica “bulk” (letteralmente “in grande quantità”) che si stanno diffondendo su alcuni social network come delicious o anobii.

Sicuramente anche il nuovo software di descrizione e inventariazione archivistica (di cui ho accennato in precedenza e di cui si parla in altri lidi) dovrà avere una modalità “tabella” per la modifica rapida delle schede inserite.

Ancora una volta questa funzionalità da lo spunto per illustrare una nuova caratteristica di Topincs, presente nella versione 4.3 appena rilasciata.

Con il nuovo Topincs è appunto possibile definire tabelle di visualizzazione che consentano una facile modifica dei campi e delle relazioni

Come fare?

È presto detto. Ripartiamo dal nostro oggetto digitale con i suo tre vincoli (titolo come nome, diritti come occorrenza e un’associazione creator con enti o persone). La maschera per vincolare il topic type (nell’esempio originario “oggetto digitale”) ora si arricchisce della voce “Costituisce estensione per” (o “Viene esteso da”, la traduzione è ancora in discussione).

Topincs - Aggiungere una tabella di visualizzazione

Scegliendo “Nuova tabella” è possibile appunto definire quali elementi vincolati (nomi, occorrenze, elementi associati) visualizzare.

Topincs - Definire una nuova tabella

A questo punto la nostra tabella è pronta, il link appare nella home della nostra installazione di topincs e cliccandola ci verranno presentate tutte le istanze di oggetti digitali con le caratteristiche (nomi, occorrenze, associazioni) scelte.

Topincs - Oggetti digitali visualizzati in tabella

È possibile ordinare le righe in ordine decrescente o crescente

Topincs - Tabella oggetti digitali ordinata per creator decrescenti

Infine è possibile modificare i campi e anche aggiungere partecipanti alle relazioni

Topincs - Modifica dei campi direttamente in tabella

In conclusione quali sono gli spunti su cui riflettere in funzione del nuovo software di descrizione archivistica?

  • necessità di disporre di una modalità di visualizzazione per tabelle
  • necessità di poter definire quali elementi includere nella tabella di visualizzazione
  • permettere il riordino della tabella per colonne (ordine alfabetico, data, numero etc)
  • gestione delle relazioni, come esprimere i campi che non sono a testo libero
  • permettere un’esportazione e un’importazione in CSV?
About these ads

4 thoughts on “Le maschere di inserimento sono semplici, ma excel è veloce (Topincs inside)

  1. Ci sono aspetti diversi a mio parere.
    Un conto è quello della presunta semplicità data dalle interfacce grafiche: è vero che è tanto comodo avere il campo con la sua bella etichetta, cliccarci dentro e scrivere, ma sappiamo tutti che l’interfaccia grafica è lenta, spesso programmata male, e comunque comoda per un utente “newbie” ma lenta per un utente esperto, abituato a muoversi per comandi memorizzati. Insomma la differenza fra terminale e interfaccia grafica che conosciamo tutti.

    Un altro è il discorso delle operazioni massicce, o “bulk”. Credo che il concetto di modifica di massa non dipenda tanto dall’abitudine dei social network, quanto dal semplice originario meccanismo dei database, che si fonda su un aspetto molto basilare: tanti dati – abbastanza da non potersi gestire a mano – e possibilità di farci delle query. Questa è l’aspettativa dell’utente verso ogni base dati corposa.
    La funzionalità “massiccia” delle operazioni è indispensabile, in un’ottica in cui ormai la quantità di dati da gestire è sempre più alta – e la quantità di dati da creare da zero sempre più bassa.
    Lo scopo dei sistemi di oggi deve essere quello di “spostare informazioni”, di migrare dati, e non più quello di produrli.

    Poi riguardo al software che descrivi tu non sto a entrare nello specifico, dal momento che non conosco né il sw né l’ambito di applicazione.
    Ciao!

    Enrico

  2. Caro Enrico,

    grazie del commento e degli spunti di riflessione!

    Ovviamente non intendevo che la modalità bulk fosse nata con i siti di social sharing quali delicious e anobii, ma che, appunto, la diffusione di questa modalità anche in questi settori ne certificasse l’uso per l’utente comune e non solo per dba et similia.

    Per il resto, purtroppo, nel mondo archivistico non abbiamo ancora grandi authority da scambiarci e dati quindi da riutilizzare, ma ci arriveremo, sperando nel SAN, ci arriveremo.

  3. Sembra interessente, comunque “METADATAZIONE” fa a gara di bruttezza con l’atroce “PIDIEFFIZZARE”!

    Sicuramente la migrazione dei dati è un problema sempre più rilevante ma prima che la produzione di nuovi dati diventi irrilevante mi pare che ancora dovremo aspettare parecchio. Diri addirittura per fortuna che continuiamo ad averli: nuovi dati = nuovi archivi descritti = nuovi lavori per gli archivisti (soldi dei committenti permettendo).

  4. Nella gara dei calchi peggiori offro “Harvestati” ;-)

    In ogni caso, per quanto riguarda gli archivi, i dati riusabili riguarderebbero solo soggetti produttori e (soprattutto) conservatori.
    Dato che nel caso degli archivi si descrivono item (o loro raggruppamenti) e non manifestazioni, il lavoro per gli archivisti ci sarà finché ci saranno archivi.

    Ecco non sono sicuro ci siano i soldi (e qui lo dico da archivista), ma il lavoro sì

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s